電話取り方のコツ。緊張する電話対応は受け方10割【簡単な基本マナー】

2020/06/23

電話対応の受け方【簡単な基本マナー】

How to receive phone calls [Simple basic manners].

悩む理由、
入社して電話対応を色々と教わりましたが、簡単な取り次ぎでも頭が真っ白になりテンパってしまいます。言葉が出なくなって大量に汗がでてきます。あがり症ではないとは思うのですが先輩から教わったことが上手くできません。トラウマになりそうです。

こんなあなたの悩みを解決いたします。

結論、大丈夫。簡単なことから、ひとつひとつ丁寧にゆっくりと話してみましょう。ゆっくり過ぎる程度でも以外と丁寧に聞こえますよ。

先輩達のような早さで喋らなくてOKです。

電話を掛けてきた方も「ゆっくり喋っていれば」新人かなって思ってくれます。
「あれ、新人さん」「はい、配属になりました〇〇です。宜しくお願いいたします。」と覚えてもらえるきっかけになるかもしれませんよ。大丈夫ですよ。
先輩に取り次ぎしたら「新人の〇〇です。」と先輩もきっとフォローしてくれます。

簡単にシンプルに説明しますね。

記事の信頼性

仕事柄(IT管理職)、20年程ECなどWEBサイトを運用しています。自社サイトやブログのWEB担当者に急に抜擢された方にも判りやすく確認できるように引用情報を等を同時に記載してお伝えしますね。

記事を読むことで得られる利益

「新人の方」や「電話対応に苦手意識がある方」もまずは簡単過ぎる位の電話対応を覚えることで自信が持てるようになります。

電話は3コール以内に出ましょう。

電話は3コール以内に出ましょう。

電話が鳴ったら、3コール以内に受話器を取り、「いつもお世話になっております」「お電話ありがとうございます」明るい声で挨拶しましょう。

もし、3コール以上待たせてしまったら、「大変お待たせいたしました。」と一言、添えましょう。

電話の近くには、専用のメモを常備する。

受話器を持つ「反対側の手でいつでもメモを取れる」ようにしておきましょう。

失敗コピー用紙の裏などで専用の「取り次ぎメモ」を作成して印刷しておけば、メモを取る際に時間的な余裕が出て緊張も緩和しますよ。おすすめです。

取り次ぎメモ

  月   日   時   分ごろ

            〇〇様より。

・お電話ありました。

・私〇〇が要件確認後、再度先方に連絡します。

・折返し必要です電話してください。

〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

<用件>

用件を記入する

 

取り次ぎで持たせる場合は「待たせる理由」を伝えましょう。

取り次ぎで持たせる場合は「待たせる理由」を伝えましょう。

  • 担当が決まっているなら「担当にお繋ぎいたしますので、お待ちいただけますでしょうか。」
  • 自分で解決できるなら「お調べ致しますので、少々お待ちいただけますか。」

「少々、お待ちいただけますか。」の「少々」とは感覚的に30秒程度のことです。30秒を超えてしまう可能性がある場合には、「お調べにお時間を頂くこととなりますので、折り返しこちらから電話をかけさせて頂いてもよろしいでしょうか。」と伝えます。

「連絡先」「お名前」を聞いて「ご都合の悪い時間帯などありますでしょうか。」などと添えてみましょう。

電話を切る時に雑にならず丁寧にする。

電話を切る際にも「お電話いただきまして、ありがとうございました。」などの感謝のことを忘れないようにします。

相手が受話器を置くのを待ち、「指でゆっくり電話を切るレバー」を下げます。最後に雑になって受話器を受け口に不用意に置くと「ガガン」と雑に切られる音がでて相手に聞こえてしまいますので注意しましょう。

まとめ:電話対応の受け方【簡単な基本マナー】

簡単なことから、ひとつひとつ丁寧にゆっくりと話してみましょう。ゆっくり過ぎる程度でも以外と丁寧に聞こえますよ。

5つのポイント。

  • 丁寧にゆっくりと話してみましょう。
  • 電話は3コール以内に出ましょう。
  • 電話の近くには、専用のメモを常備する。
  • 取り次ぎで持たせる場合は「待たせる理由」を伝えましょう。
  • 電話を切る時に雑にならず丁寧にする。

シンプルにまとめてみました。頭が真っ白にならず出来るようになりますよ。

-クレーム対応の悩み解決, ホームページ運営悩み解決
-, ,